一、运行文档管理的意义
　　
　　数据中心运行文档主要包括系统维护操作手册，系统维护记录，图纸，售后服务保证文件，数据证书，存储数据和程序的磁盘及其他存储介质，系统开发过程中产生的各种文档及其他资料。运行文档管理在整个数据中心的运行管理工作中起着重要的作用。
　　
　　1、良好的文档管理是系统工作连续进行的保障
　　
　　运行管理文档也是一种重要的数据资源。文档是各项信息活动的历史记录，也是检查各类人员，责任事故的依据。只有系统运行文档保存良好，才能了解组织在经营管理过程的各种弊端、差错、不足;只有系统运行文档保存良好，才能保证这些信息在前后期的相互利用;只有各种开发及用户文档保存良好，才能保证信息系统操作的正确性、可继续培训性和系统的可维护性。
　　
　　2、良好的文档管理是系统维护的保证
　　
　　各种开发文档是信息系统的重要组成部分。对信息系统来说，其维护工作有以下特点:
　　
　　(1)理解别人精心设计的程序通常非常困难，而且软件文档越不全、越不符合要求，理解越困难。
　　
　　(2)当要求对系统进行维护时，不能依赖系统开发人员。由于维护阶段持续的时间很长，因此，当需要解释系统时，往往原来写程序的人已经不在该单位了;
　　
　　(3)数据中心是一个非常庞大的在线系统工程，即使是其中的一个子系统也是非常复杂的，而且还兼容了具体业务与计算机两方面的专业知识，了解与维护系统非常困难。
　　
　　以上这些关于信息系统维护的特点就决定了没有完整保存的系统开发文档，系统的维护将非常困难，甚至不可能，如果出现这样的情况，将很可能带来信息系统的长期停止运转，严重影响信息系统工作的连续性。
　　
　　3、良好的文档管理是保证系统内数据信息安全的关键环节
　　
　　当系统程序、数据出现故障时，往往需要利用备份的程序与数据进行恢复;当系统需要处理以前年度或机内没有的数据时，也需要将备份的数据拷贝到机内;系统的维护也需要各种开发文档。因此，良好的文档管理是保证系统内数据信息安全完整的关键环节。

　　4、良好的文档管理是系统各种信息得以充分利用，更好地为管理服务的保证
　　
　　让管理人员从繁杂的事务性工作中解脱出来，充分利用计算机的优势，及时为管理人员提供各种管理决策信息，是信息化的主要目标。俗话说”巧妇难为无米之炊”，要实现运行管理的根本目标，必须要有保存完好的历史数据。只有良好的文档管理，才可能在出现各种系统故障的情况下，及时恢复被毁坏的数据;只有保存完整的数据，才能利用各个时期的数据，进行对比分析、趋势分析、决策分析等。所以说良好的文档管理是信息得以充分利用，更好地为管理服务的保证。
　　
　　二、运行文档管理的任务
　　
　　运行文档管理的任务主要包括以下内容:
　　
　　(1)监督、保证按要求生成各种文档。按要求生成各种文档是文档管理的基本任务。一般说来，各种开发文档应由开发人员编制，开发人员应该提供完整、符合要求的开发文档;各种报表与凭证应按预先的要求打印输出;各种系统数据应定期备份，重要的数据应强制备份；计算机源程序应有多个备份。
　　
　　(2)保证各种文档的安全与保密。信息系统中有些数据信息是进行各种信息活动的重要依据，绝不允许随意泄露、破坏和遗失。各种信息资料的丢失与破坏自然会影响到信息系统的安全与保密;各种开发文档及程序的丢失与破坏都会危及运行的系统，从而危及系统中数据的安全与完整。所以，各种文档的安全与保密是与信息系统的安全密切相关的，应加强文档管理，保证各种文档的安全与保密。
　　
　　(3)保证各种文档得到合理、有效的利用。文档中的信息资料是了解组织运营情况、进行分析决策的依据;各种开发文档是系统维护的保障;各种信息资料及系统程序是系统出现故障时恢复系统、保证系统连续运行的保证。