先将档案封皮贴上带有电脑可识别的条形码，再按严格的先后顺序将档案内的材料整理，最后用上平板扫描仪或高速扫描仪，将档案内容一一转化成影像材料……这是纸质档案数字化后工作人员的例行工作。今年北京人力社保局改变低效、繁琐的纸质化管理，借助浪潮电子档案解决方案为东城区和西城区档案构建电子化“新家”，将查档、电子婚育证明等业务办理时间从十几分钟缩短到2-3分钟，甚至几秒钟，提升为群众服务的效率。

又慢又占地儿，纸质档案的“窘境”

北京统计局数据显示，2013年年底在京流动人口达到758万，已经成为北京新增人口最主要的来源，与人口快速增长相伴而来的是档案管理的困难加剧。

“我们拥有大量纸质的历史数据，保存的时候需要做到防潮、防水处理，还需要占用大量的档案库房。2014年市人力社保局的财政预算表中，仅下属的劳服管理中心这一个部门开列的档案库房租赁费就是55万元。另外对于纸质档案业务的办理，群众体验也不好，去开个证明，通常都要等很久，好不容易等到档案被从档案库中提取出来，还得一页一页翻。”

北京市人力资源和社会保障局（以下简称北京人力社保局）负责人说，“要想提高效率，必须实现全面的电子化处理。另外，我国将在2015年全面推开电子婚育证明等业务，北京是首批实现的城市，这也是我们档案电子化处理的一个重要动力。”

浪潮电子档案方案为北京流动人口档案安“新家”

但是流动人口的档案电子化并非易事。

首先，档案电子化对存储设备的容量提出了高要求。历史的纸质数据是扫描成图片后进行存储的，如果每张纸的扫描图片按照2MB空间计算的话，每100万流动人口的存储空间是2TB。而一份档案包含数张至数十张不等，按一份10张计算，需要能支持20T以上的容量，加上做RAID的需求，就需要存储系统提供40T以上的空间。

其次，快速增长的数据对系统的扩展性要求很高。根据北京市统计局数据显示，从2004年到2013年的10年间本市常住人口增加了622.1万人，其中常住外来人口增加472.9万人。如果按照数据平均计算，本市常住人口每天增加1704人，常住外来人口每天增加1296人。也就是说，每年新增的档案数据有近50万份，每年新增及备份的存储空间需要20TB。

再者，档案要求永久保存，存储的可靠性必须保证。根据《中华人民共和国档案法》和《机关文件归档范围和文书档案保管期限规定》的要求，流动人口档案需要永久保存。不同于短期保存为十五年以下，也不同于长期保存的十六年至五十年左右，永久保存的要求需要存储介质更为可靠。

电子档案方案，打造流动人口档案“新家”

“电子档案建设是我们的重点工作，我们希望选择有较多项目经验的存储厂商，同时，解决方案要有较好的性价比，经过系统评估，浪潮提出的以AS500E和TL1000为核心的电子档案解决方案获得认可”，北京社保局负责人表示。

浪潮AS500E储存了大量北京市流动人口电子档案数据

选择浪潮AS500E系列作为主要的存储设备是因为其一贯表现良好以及满足大容量和高扩展性需求。具体说来，AS500E采用3U16盘位，容量64TB；算上扩展柜，最大支持64块盘，最大容量可达到256TB，并且支持LUN在线扩容、在线动态RAID组扩展和动态逻辑卷扩展。当新的存储设备联入SAN后，经过容量和区域的划分，就可以被联入SAN中的主机有效识别使用，很好的满足了电子档案快速增长对扩展性的要求。

浪潮AS500E的可靠性来自于无单点故障的设计理念，在关键组件比如控制器、电源模块、散热装置等都采用冗余配置，而且支持控制器、风扇、电源及硬盘的热插拔。此外，双控制器的多个工作模式可以无缝切换，保证了系统的稳定运行。为流动人口的档案管理打下坚实的基础。

浪潮TL1000物理磁带库备份大量档案数据

TL1000物理磁带库作为备份都是这个解决方案的一大亮点，物理磁带库具有技术成熟、存储容量大、成本低，作为备份设备使用比较合适。TL1000物理磁带库可以采用LTO5和LTO6两张驱动器，如果是LTO5 的驱动器，压缩以后的容量为72T，如果是LTO6的驱动器，能够提供最大压缩容量为150T，成本比其他存储方式要低很多。在保存时间上，TL1000物理磁带库的数据保质期达到30年，符合了北京市人力资源和社会保障局对数据归档的要求。

业务办理缩短到3分钟以内

提到档案电子化的好处，北京人力社保局负责人表示，一是优化了办事程序；二是提高了档案的安全性。据其介绍，以往单位查档或个人开证明，要先从档案库里调出档案，再打开档案一页一页翻看，办理时间一般在10分钟以上，麻烦的甚至半个小时，窗口经常排出长队来；现在，只需在电脑中输入身份证号或档案编号，档案相关材料便在电脑中显示出来，两三分钟之内搞定，快的几秒钟，复杂的也就五分钟。

另外，从环保角度来看，如果按照平均增速50万份档案来计算，用纸质存储方式，需要接近350棵20年树龄的大树。而现在采用电子档案，每年就可以在档案上少砍350棵树。

北京人力社保局负责人说：“选择浪潮AS500E存储及TL1000磁带库组成的电子档案解决方案比较成功，在东城区和西城区的先期建设中，我们已经投入使用，目前运行稳定。在其他城区将逐步推广，帮助我们构建出一个完整的流动人口档案电子化管理新模式。”